Tym razem w ramach spotkania z cyklu CFO Knowledge Exchange dyskutowaliśmy o zagadnieniach związanych z wykorzystaniem systemów typu workflow w przedsiębiorstwach, ze szczególnym uwzględnieniem rozwiązań wspierających obieg dokumentów kosztowych w firmie.
W pierwszej części spotkania prowadzący skupili się na omówieniu nieefektywności, jakie mogą wynikać z tradycyjnego („papierowego”) obiegu dokumentami w firmie oraz które z nich i w jakim stopniu mogą być eliminowane poprzez elektroniczny obieg. Podczas tej części spotkania uczestnicy wydarzenia wymieniali się swoimi doświadczeniami w zakresie wdrożeń podobnych systemów w swoich organizacjach oraz problemów wynikających z papierowego obiegu dokumentacji.
Omówione zostały także wybrane funkcjonalności elektronicznych obiegów dokumentów wspierające działy księgowości i finansów. Były to m.in. moduł skanowania, moduł e-faktur, moduł faktur zakupu, moduł płatności, moduł zamówień zakupu, moduł księgowania, moduł e-archiwum.
Osobnym poruszonym zagadnieniem był sposób integracji elektronicznego obiegu dokumentów z systemem księgowym i podział zadań pomiędzy systemami oraz związany z tym sposób organizacji pracy. Prowadzący podkreślili, że podstawą do takich rozważań jest dekompozycja procesu przetwarzania faktur na proste zadania i następnie zmapowanie przypisanie ich do systemów. Podstawowa konkluzja jest taka, że tam gdzie system wspiera obieg dokumentu i dotyczy wielu różnych użytkowników powinien być stosowany system workflow, pozostałe zadania (np. płatności i rozrachunki) mogą być realizowane w systemie księgowym.
Ostatnia część spotkania miała charakter pytań i odpowiedzi. Uczestnicy przedstawiali nurtujące ich faktyczne zagadnienia i problemy związane z obiegiem dokumentów. Aktywny udział obecnych gości i dzielenie się własnymi doświadczeniami i przemyśleniami (niejednokrotnie bardzo charakterystycznymi dla danej branży) dawał w efekcie niemalże gotowe rozwiązania lub przynajmniej ciekawe pomysły. Wielu uczestników jest o krok dalej w rozwiązywaniu swojego tematu.
Naszym zdaniem właśnie taka swobodna formuła i możliwość poznania doświadczeń z wielu firm jest największą wartością naszych spotkań przy śniadaniach.
Do zobaczenia podczas kolejnego śniadania!
