Już niebawem w życie wejdą przepisy, które na nowo zdefiniują sposób, w jaki przedsiębiorstwa w Polsce wystawiają i odbierają faktury. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla firm, których obroty za 2024 rok przekroczą 200 milionów złotych, a w kolejnych latach obejmie wszystkich podatników VAT.
Dla wielu organizacji to moment przełomowy – nie tylko technologicznie, ale i organizacyjnie. I właśnie dlatego warto o tej zmianie rozmawiać w gronie praktyków, którzy na co dzień mierzą się z jej skutkami w finansach, księgowości i systemach ERP.
CFO w centrum cyfrowej rewolucji
Z perspektywy dyrektorów finansowych, wdrożenie KSeF to nie tylko kolejny obowiązek administracyjny. To realna transformacja procesów finansowych:
- od sposobu wystawiania i archiwizowania faktur,
- przez integrację systemów księgowych i ERP,
- aż po organizację pracy działów finansowo-księgowych.
KSeF wymaga od firm zmian systemowych, ale też zrozumienia całego przepływu dokumentów i danych. Dla CFO oznacza to konieczność łączenia kompetencji finansowych z wiedzą o technologii i procesach.
Jako Stowarzyszenie Dyrektorów Finansowych FINEXA od lat obserwujemy, że każda duża zmiana regulacyjna staje się testem dla efektywności zespołów finansowych. Wdrożenie KSeF nie jest wyjątkiem. Firmy, które potraktują ten proces strategicznie, zyskają nie tylko zgodność z przepisami, ale też większą kontrolę nad danymi i procesami finansowymi.
Wyzwania, które widać już dziś
Z rozmów z naszymi członkami wynika, że największe trudności dotyczą:
- Zmienności interpretacji przepisów, które bywały wielokrotnie aktualizowane, stąd niepewność i obawa, że kolejne zmiany mogą przysporzyć problemów.
- Obawy związane z wyborem i wdrożeniem systemu – skąd wiedzieć, które rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebom danej organizacji, oraz jak dobrze zorganizować proces implementacji, swoich procesów biznesowych z KSeF lub aplikacją która będzie kompatybilna z KSeF.
- Zarządzania zmianą w zespołach finansowych – czyli jak skutecznie połączyć wiedzę finansową z narzędziami technologicznymi oraz zapewnić płynne przejście na nowe procesy.
Wielu CFO przyznaje, że choć sama idea centralnego systemu faktur ma sens, to w praktyce potrzebne są dobre praktyki i wsparcie ekspertów, którzy przeszli przez ten proces krok po kroku.
Głos ekspertów FINEXY
Wśród osób, które dzielą się swoją wiedzą na temat praktycznego podejścia do KSeF, znaleźli się również członkowie Stowarzyszenia Dyrektorów Finansowych FINEXA:
- Pani Dorota Kołomańska (Dyrektor Finansowa, Polsko-Niemieckiej Izby Przemysłowo-Handlowej),
- oraz Dr inż. Marek Adamczyk (Ekspert w obszarze cyfryzacji, Prezes Zarządu firmy Suncode).
To doświadczeni praktycy finansów, którzy od lat wspierają organizacje w cyfryzacji procesów księgowych oraz w zarządzaniu zmianą technologiczną. Jak podkreślają, największym ryzykiem jest zwlekanie.
„Przestrzeń czasowa pozwala na spokojne przygotowanie procesów, przeszkolenie
zespołów i ograniczenie ryzyka błędów wdrożeniowych”
– zauważa Dr inż. Marek Adamczyk.
Rola społeczności CFO
Jedną z największych wartości Stowarzyszenia FINEXA jest wymiana doświadczeń między liderami finansów. Wspólne rozmowy o KSeF pokazują, że mimo różnic w branżach, większość firm mierzy się z podobnymi problemami: integracją, przepływem danych i bezpieczeństwem dokumentów.
Dlatego tak ważne jest, aby rozmawiać o KSeF nie tylko z perspektywy przepisów, ale także praktyki i zarządzania. To właśnie w takich przestrzeniach rodzą się najlepsze pomysły i rozwiązania, które pomagają CFO lepiej przygotować organizacje na cyfrowe zmiany.
Zapraszamy na webinar
Nieocenionym źródłem wiedzy na temat KSEFu są eksperci, którzy na co dzień zajmują się wdrożeniem KSeF w firmach, doradztwem podatkowym, cyfryzacją procesów finansowych i integracją systemów IT.
Dlatego już 29.10.2025r. o godz 10:00 zapraszamy na webinar „Krajowy System e-Faktur: zmiana, której biznes nie może przegapić”, podczas którego eksperci z Grant Thornton, Suncode i Finexa:
- podzielą się praktycznymi poradami dotyczącymi przygotowania organizacyjnego i technologicznego do wdrożenia KSeF,
- zaprezentują stronę technologiczną od kuchni, w tym architekturę systemu i integrację z systemami firmowymi,
- omówią praktyczne aspekty wdrożenia, najczęstsze problemy działów finansowych i księgowych oraz specyfikę KSeF dla dużych firm,
- a także odpowiedzą na pytania uczestników.
To wydarzenie stworzone z myślą o osobach z działów finansowych i księgowych, które chcą zrozumieć nie tylko „co” się zmienia, ale przede wszystkim „jak” się przygotować. To również miejsce do dyskusji i wymiany wiedzy, gdzie uczestnicy mogą zadać nurtujące pytania ekspertom, poznać praktyczne rozwiązania wdrożeniowe i dowiedzieć się, jak skutecznie zorganizować procesy w firmie przed wdrożeniem KSeF.
Dzięki udziałowi w webinarze uczestnicy zyskują nie tylko teoretyczne informacje, ale także praktyczne wskazówki, oraz materiały które ułatwiają sprawne przejście na elektroniczne faktury i przygotowanie firmy na nadchodzące zmiany. Zachęcamy do rejestracji: tutaj
